「iOffice」(株式会社ネオジャパン様)を題材に、
グループウェアの諸機能をご説明します。
■スケジュール管理
グループ全員のスケジュールが一目で把握できるので、スケジュール調整が簡単になります。「月間」「週間」「一日」の操作画面は、ワンクリックで切り替え可能です。
上司と部下、グループ内のメンバーは、お互いのスケジュールを事前にチェックし 登録できますが、アクセス権の設定により、決められた担当者以外はアクセス出来ないようにすることも可能です。
■アドレス共有
個人で利用しているアドレスを、全社的に共有できます。
データはCSV形式でのインポート、エクスポートにより、一括登録や他システムで利用することもできます。非共有のアドレス帳も管理できます。
■文書管理
各種ドキュメント、地図、図面等の共有文書をサーバー上で一元管理することで、常に最新の文書を参照・更新できます。
内容変更のための文書への排他制御はもちろんのこと、文書の保管先フォルダの作成が自由にでき、移動もマウス操作で行なえるため、完全かつ簡単な管理を実現します。
■タイムカード
1ヶ月単位で勤務表が表示されます。
「出社」「退社」「外出」「戻り」の打刻データを管理し、必要な時にCSV形式にダウンロードすることで、すでに運用されている他システム(勤務管理等)と連動させることが可能です。
勤務体系は、通常勤務、深夜勤務などの複数登録ができ、遅刻・欠勤・早退時の事由(電車遅延等)の登録により、正確な内容を管理できます。
■ウェブメール
インターネットに接続されたWWWブラウザ(インターネットエクスプローラなど)があれば、どこででも、社内メールの送受信が行えます。
■設備予約
共有設備の予約登録で、重複登録のミスを防ぎます。会議室、携帯電話、プロジェクタなど、複数の設備の予約状況が同時に把握できます。
■交通費清算
外出や出張の際の交通費清算機能です。交通費の履歴を管理することができるほか、清算・未清算の管理もできます。携帯電話やPDA端末を使えば、移動中の合間に忘れずに清算登録ができます。
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